Das bessere Meeting — mit Freude effizient und agil
(Berlin, 12.10.2022, KR) Bevor wir darüber sprechen, wie ein Meeting ablaufen sollte, muss klar sein, wofür das Meeting überhaupt stattfindet. Zu oft werden Meetings anberaumt, ohne dass klar ist, was das Ziel des Treffens ist. Das führt dazu, dass Meetings häufig sich in die Länge ziehen. Wenn Du ein Meeting planst, stelle zuerst sicher, dass klar ist, wofür das Meeting notwendig ist. Eine gute Möglichkeit hierfür ist es, ein kurzes Memo vorzubereiten, in dem das Ziel des Meetings und die erwarteten Ergebnisse klar formuliert werden. So wissen alle Beteiligten von Anfang an, worum es geht, und können sich entsprechend vorbereiten.
Die richtigen Leute einladen
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Vorbereitung eines Meetings ist die Frage, wer eingeladen werden soll. Oft werden zu viele Leute eingeladen, sodass das Meeting unübersichtlich und chaotisch wird. Andererseits sollten aber auch nicht zu wenige Leute eingeladen werden, da sonst entscheidende Personen fehlen und keine fundierten Entscheidungen getroffen werden können. Versuche also immer genau abzuwägen, welche Personen für das Meeting relevant sind und welche nicht. Lade einfach nur die Personen ein, die auch tatsächlich etwas zum Thema beitragen können oder deren Meinung wirklich interessant ist. So bleibt das Meeting übersichtlich und konzentriert sich auf die relevanten Themen.
Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die alle ihre eigenen Regeln haben. Einige sind besser geeignet für die Planung und Strategie, andere für operative Absprachen oder Reviews. Während partizipative und co-kreative Workshops ein stärker interaktives Format darstellen, gelten für sie doch ähnliche Prinzipien wie für andere Meetings auch. Es ist wichtig, dass wir bei allen Meetings klar definieren, was unser Ziel ist und wer welche Rolle spielt. Nur so können Meetings effektiv und produktiv gestaltet werden.
Meeting-Agenda — notwendig oder zu viel Organisation?
Bei einem Meeting gibt es immer einen wichtigsten Agenda-Punkt: die Frage nach dem Zweck des Treffens. Je nach Zielsetzung und Art des Meetings kannst Du Dich daraufhin inhaltlich mehr oder weniger vorbereiten. Bei sogenannten Dailys oder Retrospektiven etwa ist gar keine inhaltliche Vorbereitung notwendig – hier steht bereits die Struktur fest, sodass jeder kurz zu Wort kommt und man sich synchronisiert.
Reviews sind wichtig. Aber musst Du vorher wirklich immer ankündigen, welche Punkte besprochen werden? Könnt Ihr nicht einfach spontan sein? Bei Scrum Reviews sind die Themen durch die erledigten Aufgaben aus dem Sprint-Backlog bereits festgelegt. Operative Meetings klingen mehr nach viel Arbeit. Kläre dafür die Agenda gemeinsam mit den Teilnehmern:innen.
Ein Planungs- und Strategiemeeting ist das einzige Meetingformat, das eine ausführliche Vorbereitung der Agenda benötigt. Deine Teilnehmer werden Dir dankbar sein, wenn Du ihnen entscheidungsrelevante Informationen zur Vorbereitung zur Verfügung stellst. So hast Du während des Strategiemeetings mehr Raum für eine zielführende Diskussion und anschließende Entscheidungen. Hier gilt also: Mehr Vorbereitung = bessere Meetings!
Ablauf und Struktur des Meetings
Worum geht es heute und warum sind wir hier? Wer ist alles dabei, wer fehlt und aus welchem Grund? Wie viel Zeit haben wir zur Verfügung und was möchten wir erreichen?
Diese Fragen sollten spätestens bei der Begrüßung geklärt werden.
Du gehst im Anschluss in die Inhalte und erarbeitest dabei entweder gemeinsam mit den Teilnehmern:Innen eine Agenda oder arbeitest die vorbereiteten Agenda-Punkte ab. Stundenlange Informationsveranstaltungen in Powerpoint sind hierbei nicht zielführend – es ist wesentlich aktivierender, wenn Du die Chance hast mitzumachen und tatsächlich teilzunehmen.
Mit Scrum und anderen agilen Methoden sind Meetings extrem strukturiert, prozesstreu und rollenklar. Diese Prinzipien lassen sich auch auf Deine Meeting-Kultur übertragen! Jedes Meeting hat einen Owner, der das Meeting plant und führt oder Ihr ernennt einen Stellvertreter oder eine Vertreterin. Die Einladung zum Meeting enthält alle wichtigen Informationen: Zeit & Ort des Geschehens sowie klare Ziele und die richtige Personenauswahl, um dieses zu erreichen.
In den letzten Minuten eines Meetings gibst Du kurz und knackig Rückmeldung zu den besprochenen Punkten sowie die vereinbarten Aufgaben, um das Meeting für alle Beteiligten abzurunden. Bitte nutze auch diese Zeit, damit alle Teilnehmer:innen nach den Eindrücken befragt werden können.
Aber bitte pünktlich!
An alle Meeting-Überzieher: Wir haben eine fixe Start- und Endzeit! Trotzdem werden viele Meetings überzogen. Das liegt entweder an mangelnder Klarheit über das Ziel des Meetings oder daran, dass die Meetings nicht oft genug stattfinden oder nicht konsequent moderiert werden. Also bitte entsprechend pünktlich starten und zeitig aufhören — die Teilnehmer:innen werden euch dankbar sein. Tipp: Ernennt unbedingt einen Timekeeper. Er oder sie hat die Zeit stets im Blick und sorgt dafür, dass Meetings zügig auf ihr Ende hinarbeiten.
Ich halte mich für überflüssig - und jetzt?
Selbstorganisation und Freiwilligkeit sind wichtige agile Prinzipien. Erstaunlich ist, dass viele Unternehmen von dem Empowerment ihrer Mitarbeiter:innen erzählen, aber sie dann nicht dazu ermutigen, selbst zu entscheiden, ob sie an einem Meeting teilnehmen möchten.
Ein Meeting ist nur dann wertvoll, wenn man freiwillig teilnimmt. Wenn Du denkst, keinen Mehrwert beizutragen oder Deine Zeit besser einsetzen zu können – sage ab. Dann können sich die Organisatoren:innen mit Dir austauschen und erklären, warum Du trotzdem am Meeting interessiert sein solltest!
Man sollte jedoch nicht einfach absagen, ohne irgendeinen Grund anzugeben. Das ist respektlos gegenüber den Kollegen:innen. Klar, wenn Ihr die Fragen im Vorfeld schon klären konntet, dann gibt es keinen erkennbaren oder guten Grund für die Teilnahme – aber in so einem Fall sollte man dies vorher mit dem Host des Meetings abklären.
Wer hostet das Meeting?
Die Rolle eines Host ist unverzichtbar gerade für hybride Formate! Deine Meetings benötigen Moderation! Ohne diese wirst Du die Kontrolle über Deine Teilnehmer:innen verlieren und das Meeting wird sich zu einem unkonstruktiven Austausch entwickeln. Ein guter Moderator oder souveräne Moderatorin wird Dich durch das Meeting führen und sicherstellen, dass die gewünschten Ergebnisse erreicht werden. Also: Suche Dir eine Moderation — am besten aus deinem
Unternehmen — und etabliere dies in allen wichtigen Meetings!
Wer schreibt, der bleibt!
Protokolle sind wie ein Foto von allem, was in einem Meeting passiert ist. Sie halten fest, welche Entscheidungen getroffen wurden, welche Aufgaben verteilt wurden und andere relevante Informationen der Besprechung. Wenn Du das Protokoll regelmäßig zur Diskussion stellst, kannst Du so dafür sorgen, dass es keine Missverständnisse gibt und letzte Unklarheiten beseitigt werden.
In einem guten Meeting-Protokoll sollten folgende Punkte enthalten sein: Zweck des Meetings, Ort, Dauer, Anwesende, was wollen / haben wir besprochen, next steps – wer ist für was verantwortlich.
Protokolle sollten nicht als Mittel zur Verteilung von Verantwortung missbraucht werden - das wäre ein klarer Verstoß gegen agile Werte und Prinzipien. Stattdessen sollten sie allen Beteiligten zum Abschluss des Meetings bereitgestellt werden. Hierbei können Tools wie digitale Whiteboards, Lösungen wie Miro und Mural oder der Zugriff auf Sharepoint hilfreich sein.
Feedbackrunde
Abschließendes Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil jeden Meetings. Es gibt den Teilnehmer:Innen die Möglichkeit, ihre Gedanken und Meinungen zum Meeting mitzuteilen und hilft dabei, Verbesserungspotenziale aufzudecken. Für eine erfolgreiche Feedbackrunde stelle folgende Fragen:
· Hast Du das Meeting als nützlich und wertschätzend empfunden?
· War es ein guter Einsatz Deiner Zeit?
· Möchtest Du künftig wieder teilnehmen?
Deine Meetings bewerten zu lassen, ist eine großartige und wertschätzende Möglichkeit, um die Kultur in Deinem Unternehmen zu verbessern.
Fazit
Die Eckpfeiler für eine gute Meetingkultur sind Transparenz, Selbstorganisation, Kundenzentrierung und Kommunikation. Wenn Du es schaffst, diese Prinzipien auch in Deine Meetings zu transportieren, dann machst Du jedes Meeting zu einem besseren Ort für alle Beteiligten. Durch Meetings wird Deine Organisation nicht länger Zeit verschwenden, sondern richtig vorankommen!
Bildquelle: Bernd Fritzges, eOrbit GmbH Team
